ALTA PERFORMANCE:: Produtividade a alcance de todos

Em um dos textos anteriores que escrevi o referente a PRODUTIVIDADE teve ótimo índice de leitura! Foram mais de 30 mil visualizações. Amazing! Devido a isso, estou escrevendo algumas outras técnicas que também procuro usar em alguns momentos.

Por exemplo, hoje mesmo em uma das reuniões de gestão de tarefas da equipe chegamos em um ponto onde não era possível determinar o prazo final de todas as entregas. Isso por vários motivos, principalmente que independente da técnica de gestão de projetos / produtividade não conseguimos neste momento alavancar todas as atividades e tarefas. Então, neste caso, é possível aplicar a técnica abaixo:

Matriz de Eisenhower

Essa matriz nos ajuda a decidir que tarefas atacar primeiro e quais deixar para mais tarde ou para o próximo período (por exemplo, próxima semana). E, para isso, são usadas 2 perguntas:

1. Quais são suas tarefas importantes?
2. Quais são suas tarefas urgentes?

Então você monta uma tabela com 4 quadrados, 2 em cima e 2 embaixo, 4 quadrantes em um quadrado, na verdade.

As tarefas que são importantes e urgentes ficam no quadrante superior esquerdo e, é claro, são as que você faz primeiro, suas prioridades.

As tarefas que são importantes, mas não são urgentes, ficam no quadrante superior direito. Estas você pode agendar para fazer depois e ficar atento a essa data.

Tarefas que não são importantes, mas são urgentes, você pode delegar a alguém e supervisionar os resultados.

Já as tarefas que não são nem importantes nem urgentes, simplesmente esqueça e abandone: jogue preferencialmente no lixo. Se ainda pensa em executar em algum momento, deixe no “cantinho do vazio”.

Método “Must, Should, Want”

Este é um método muito interessante para o cunho pessoal, aplicando em casa com esposa, filhos, etc. Basicamente pense em O que é “Preciso”, O que “Deveria”, e o que “Gostaria”.

A primeira categoria diz respeito às tarefas urgentes que não tem como negociar, adiar ou deixar de fazer. Elas devem ser a sua meta principal, então cheque logo pela manhã quais são para o dia ou período e dê o máximo do seu foco. Isso pode significar passar o dia inteiro “matando dragões” e precisar deixar as tarefas menos urgentes para depois.

Na segunda categoria entram as tarefas que deveria fazer: limpar o quarto, lavar roupa, cortar o cabelo, estudar mais cedo para a prova, começar a ler aquele livro, etc. São as tarefas mundanas de manutenção da vida e também as que cobramos de nós mesmo. Aquelas coisas que “eu realmente deveria fazer um dia desses, assim que tiver a chance”.

Geralmente em último lugar estão as coisas que realmente queremos fazer. Aqui estão os hobbies e todas as atividades que são importantes pra você. Essa estratégia é efetiva para pessoas que estão “por aqui” de coisas para fazer e estão perdidas em longuíssima listas de tarefas. Fazer logo de início as tarefas necessárias alivia o fardo e diminui a ansiedade do resto do dia.

Coma seu sapo primeiro! Eat That Frog!

Este método é um dos mais eficientes para o cunho pessoal, fácil adaptação e rápido de fazer. Eu faço sempre no celular, e vou lhe dizer, ajuda inclusive na disciplina já que fazer o que é ruim primeiro facilita as demais atividades.

Este método ajuda a evitar a procrastinação e garantir que você vai progredir nos seus projetos fazer as coisas certas. O termo “engolir o sapo primeiro” vem de uma frase (que se mostrou bem sábia, aliás) do escritor Mark Twain. Ele teria dito “Engula um sapo vivo assim que você acordar de manhã, e nada de pior vai te acontecer no resto do dia”.

Para começar, liste suas tarefas do dia seguindo a ordem da “pior” para a mais fácil, e comece pela primeira. Assim, fazemos  a tarefa mais importante (e intimidadora, e angustiante – assim como seu sapo!) logo no início do dia, enquanto nossos níveis de energia estão altos  – e ao acabar, nosso dia vai ficar progressivamente melhor. Podemos até perceber que a qualidade geral do nosso trabalho melhorou muito também!

Uma boa parte do aprendizado em ser verdadeiramente produtivo é aceitar que o impulso em procrastinar é inevitável. O segredo é aprender como trabalhar a contornar esse impulso que acaba com sua produtividade.