ALTA PERFORMANCE:: Ferramentas de Produtividade – Métodos práticos

Fala a verdade, como é difícil pra k*&@#*&$@ ser produtivo. É fato que o andamento de processos e atividades nas empresas e também em nossas vidas é um fator que precisa ser constantemente avaliado e aprimorado. Sem metodologias que organizem tarefas e facilitem o desenvolvimento delas, é comum atrasos e falhas se tornarem uma rotina no ambiente de trabalho e pessoal. Mas é o seguinte: principalmente nos dias atuais todo método precisa ser prático, sem muita burocracia e trazer algum resultado de eficiência.

Geralmente nossa correria se concentra no ambiente de trabalho, mas nossa vida pessoal também está sempre repleta de atividades de diferentes complexidades que precisam ser feitas “para ontem”. Em busca do aumento da produtividade e da qualidade desses afazeres tenho utilizado algumas práticas no trabalho e também em casa que compartilho neste artigo com vocês. O objetivo é aproveitar melhor o dia e minimizar o sentimento que o “nosso dia passa rápido demais e não fazemos nada!”.

MÉTODO POMODORO

Essa técnica foi desenvolvida nos anos 80 por Francesco Cirillo. Ela é bastante simples e, quando feita corretamente, aumenta o rendimento e permite que as distrações cotidianas se tornem menos presentes em momentos de maior concentração.
O método se baseia em marcar 25 minutos em um cronômetro – existem diversos apps que facilitam essa contagem, como o Pomodoro Timer – e focar nas atividades que requerem mais atenção.
Nesse tempo, precisamos nos dedicar ao trabalho sem usar o celular, assistir TV, conversar fiado ou fazer qualquer outra ação que não esteja relacionada ao seu objetivo final. Quando o tempo acabar, você terá um descanso de 5 minutos para relaxar e voltar ao trabalho por mais 25 minutos.
A cada 3 ou 4 “pomodoros” (períodos de 1 hora e meia a 2), você pode fazer um intervalo de 15 a 30 minutos, dependendo da sua necessidade. Viu como é simples? O tempo de foco é curto e, dessa forma, conseguimos obter um rendimento muito maior sem grandes esforços! Essa prática é ótima também em equipes.

DON’T BREAK THE CHAIN

Você já deve ter feito isso mas não se lembra. O “Don’t Break the Chain”, que significa “não quebre a corrente”, se baseia em escrever em um calendário anual as atividades, metas e objetivos diários e marcar um X em cada dia que conseguir cumpri-los.
Com o passar dos dias, teremos uma corrente se formar pelo X’s e ela servirá de incentivo para conquistar os objetivos. Além disso, esse método permite que  visualizemos nosso ritmo de produtividade com base nos dias em que as metas não forem cumpridas, servindo de alerta para a baixa produtividade.
Como dica utilize canetas em cores diferentes para ilustrar as tarefas cumpridas. É um método prático por pessoa.

GETTING THINGS DONE

Basicamente, o GTD é sobre esvaziar sua cabeça das tarefas que precisamos fazer e deixá-las registradas em algum lugar, para que, assim, possamos dar o máximo em cada uma delas, separadamente. Dessa forma, o foco e a concentração aumentam consideravelmente.
Mas como fazer isso? Será possível realmente aliviar a cabeça das inúmeras obrigações que compõem nosso dia a dia para focar em uma de cada vez? Para isso, sugiro alguns passos:

Capturar: nossa cabeça possui limite, vamos envelhecendo e as preocupações vão aumentando. Não confie tanto no  cérebro! Anote tudo que for importante em um lugar mais confiável, como no celular ou um bloco de notas.

Esclarecer: depois de ter feito uma lista das atividades, é preciso analisar cada uma, destrinchando-as em atividades(tarefas) menores e mais específicas e decidir quais precisam de ação imediata. Um truque interessante desse método é agir imediatamente em atividades que demandam menos de 10 minutos para serem solucionadas. Em resumo, a note tudo, como por exemplo, ligar para “fulano”.

Organizar: neste passo, devemos organizar as atividades de acordo com critérios pessoais (como, por exemplo, a separação por contextos ou situações em que os projetos se encontram). Essa hierarquização irá definir quais ações serão tomadas conjuntamente
e em qual ordem. No cunho pessoal eu separo por RÁPIDO, MÉDIO e DEMORADO.

Executar: coloque as ações em prática e get things done!

Refletir: aqui é preciso revisar as listas de tarefas frequentemente e avaliar o desenvolvimento delas e também a necessidade. Não podemos esquecer que esse é um método que necessita de constante atualização, se possível diária. Este método pode ser usado em equipe ou pessoal, porém é mais complexo que os demais citados neste artigo.

KANBAN

O Kanban, também conhecido como método de gestão visual, é um método de visualização de tarefas muito eficiente. Sua implementação surgiu na empresa japonesa Toyota, nos anos 70, frente à sua necessidade de manter o funcionamento do sistema de produção em série dos veículos.
Ele faz parte do conceito Just in Time e tem como objetivo a redução de atrasos e uma maior organização a partir de métodos de coordenação da própria produção.

Mas como ele funciona? É bem simples: você só precisa de colunas que reflitam o “status” / estágio em que se encontram as atividades, por exemplo, to do, doing e done – e  preenchê-las com post-its de acordo com o desenvolvimento das tarefas. Dessa forma, conseguimos saber quais projetos ou atividades ainda não saíram do papel, quais estão em andamento e quais já foram entregues.

Um fator interessante do KANBAN é que em um mundo atualmente digital, o fato de mover os post-its manualmente dará a sensação positiva de “conclusão” e relembrar o que está sendo feito.

Construa seu próprio kanban com uma folha de papel ou em uma parede com post-its (na sua casa, no trabalho), ou utilizar de algum dos diversos aplicativos que trabalham com esse tipo de método, como, por exemplo, o Trello e o próprio Post-it.

Valeu moçada!
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