Por Leandro Moura
Um dos termos que acabam me afetando diretamente por serem incompreendidos – culpa dos “especialistas”, ou seja, nós mesmos – é o famoso portal (ou portal de colaboração). Basta ver a quantidade de pedidos de proposta que são encaminhados erroneamente para a minha área (eu trabalho com implementação de portais) para perceber que a idéia exata do que corresponde um portal não é verdadeiramente difundida. E bastava uma boa conversa de bar para eliminar todas as suas possíveis dúvidas.
Vamos começar por aqui: toda empresa precisa possuir ativos para realizar seu trabalho – grosso modo, podemos pensar em imóveis, mobiliários, máquinas etc. Mas toda empresa também possui ativos de informação, simplesmente o conhecimento acumulado dentro da companhia que pela visão moderna são os seus ativos mais importantes – daí nos considerarmos como participantes da chamada “era da informação”. O que a visão moderna de negócios prega, e acho que já atingimos a maturidade necessária para concordar com isso, é que uma empresa que possui melhores ativos de informação (ou seja, maior conhecimento acumulado) vai sempre tender a derrotar no mercado empresas com ativos de informação inferiores, mesmo que esta possua mais e/ou melhores ativos tangíveis (por exemplo, melhores máquinas e equipamentos). Pense em algum caso que cresceu de verdade na era moderna (como o Google). Você acha que o Google conseguiu ficar na frente porque possuía melhores computadores do que os concorrentes?
Daí é um pequeno pulo concluirmos que os ativos de informação são os que mais demandam atenção e proteção dentro da sua empresa, correto? Pergunte-se onde exatamente o conhecimento pode ser encontrado dentro de sua empresa:
· Documentos espalhados na rede
· Bancos de dados de sistemas legados
· Artigos da sua intranet
· Caixa de e-mail dos funcionários
· Ou existe somente dentro da sua cabeça e de seus companheiros
Ou seja, na maioria das empresas (86% das empresas brasileiras nunca realizaram uma iniciativa de gestão do conhecimento) o seu ativo mais vital está espalhado, desorganizado, de difícil acesso e desprotegido. Muito frequentemente só se chega à informação se você conhecer quem a detém (e der a sorte da pessoa não ter deixado a empresa levando este conhecimento) ou se souber de antemão onde ele está.
Agora imagine que existe um lugar único e central onde você pode buscar e obter qualquer conhecimento que é relevante para o trabalho de sua empresa. Esse lugar não substitui as fontes de conhecimento – continuam existindo nossos sistemas legados, nossas caixas de e-mail, nossas pastas de arquivos na rede – porém existe uma espécie de estação central que consegue te entregar o que você quer saber independente de onde este conhecimento está armazenado. Este lugar não consegue extrair magicamente o conhecimento que está na cabeça das pessoas, mas consegue aponta-lo para a pessoa correta de acordo com o que você deseja saber. Este lugar estimula os funcionários a contribuir com a base de conhecimento da empresa fornecendo ferramentas para que elas possam registrá-lo – por exemplo, blogs e wikis. E este lugar cuida de todo o ciclo de vida da informação – a informação nasce no lugar certo, é disposta da forma correta e somente para o público relevante, expira quando deve e vai para onde precisa ir quando não é mais necessária.
Este lugar é chamado portal. Os portais são implementados (pelo menos em todos os casos que eu conheço) como sites web, normalmente dispostos como uma intranet ou extranet de uma empresa; existem ferramentas avançadíssimas no mercado para sustentar estes conceitos (mais sobre isso em posts futuros); e os projetos de portal são no fundo iniciativas baseadas em conceitos de gestão do conhecimento, costumam envolver todas as áreas da empresa e são intrinsicamente multidisciplinares.
De posse dessas definições, acredito que você já consegue refletir e responder pelo menos as dúvidas básicas que aparecem com mais frequência sobre portais de colaboração:
· Qual é a diferença entre um site e um portal?
· A minha intranet é um portal?
· Os sites que são tradicionalmente chamados de portal são portais de fato?
· E mais importante: a minha empresa se beneficiaria de um portal?
Deixo essas pulgas atrás das suas respectivas orelhas – e até o próximo post!
Leandro Moura é formado em Ciência da Computação e certificado PMP, MCP e MCITP. Atua a mais de 10 anos no mercado de tecnologia e´atualmente é Líder Técnico em Portais de Colaboração pela AeC Consulting.
Fernando Parreiras 
Deixe um comentário