Introdução ao Gerenciamento de Projetos

Introdução ao Gerenciamento de Projetos

Paulo Espindola, PMP, MBA, ITIL

paulo.espindola@hotmail.com

Por mais estranho que achemos, ainda continuamos a desenvolver
projetos de “forma primitiva”. E o que é que chamo de “forma primitiva”? Você
acha que estamos preocupados com todos os requisitos dos nossos stakeholders?
(você sabe o que são stakeholders (as partes interessadas)?)  Que
elaboramos um plano de risco e qualidade que nos permita avaliar o quão seguro
e satisfatório está o nosso projeto? Que nos preocupamos em comunicar a todos
os envolvidos no projeto os resultados obtidos? Que nos preocupamos em
registrar as aprovações dos produtos , atas e documentar o projeto para que
possa ser utilizado como referência mais tarde ? Que estamos preocupados em
como nossos profissionais alocados ao projeto estarão sendo treinados e quão
felizes eles estão em trabalhar nele ?

Ou estamos tão somente preocupados em manter em dia um
cronograma de atividades, que normalmente não apresenta os produtos a serem
entregues, que não registra milestones (marcos), e , quando isso é importante,
não ultrapassar um “orçamento” do projeto? Você já parou para pensar em como se
gerencia e se controla os nossos projetos? Provavelmente você já se preocupou
muito com as duas últimas questões. E será que só isso é suficiente?
Isso, para mim, é tão somente gerenciar de “forma primitiva”.

Muito se tem avançado no Gerenciamento de Projetos ao longo das
duas últimas décadas. E não pense que é utilizando ferramentas
“super-poderosas” que se gerencia bem um projeto. A ferramenta não vai fazer
nada sozinha se você não estiver ali para alimentá-la. E de forma correta e com
dados consistentes. Porque se não for assim, ela vai produzir relatórios incorretos
e inconsistentes e você vai dizer que ela não serve para o seu “complexo”
projeto e que precisa trocá-la. Quantas o mercado tiver, quantas você irá
substituir. Porque o ponto não está em gerenciar com o software A ou B e sim em
ter uma base gerencial sólida em seus conceitos. Em ter experiência nas
práticas de Gerenciamento de Projetos. Da mesma forma que um médico, um
engenheiro, um advogado, entre outros, precisam estar sempre por dentro de
novas técnicas e leis, o Gerente de Projetos também precisa. Hoje, Gerente de
projetos é uma profissão. E precisa ser encarada como
tal.

Assim, além de ser um médico, ou um engenheiro, ou um advogado,
você também pode ser um artista e aplicar todos os seus conhecimentos na “arte”
de gerenciar projetos. Ser Gerente de Projetos é muito mais complicado do que
se possa imaginar ou comparar. Os profissionais acima trabalham em suas áreas
específicas e você pode ter a certeza de que existem projetos que podem ser
desenvolvidos em todas elas. E é o Gerente de Projetos que precisa estar lá!

Vai chegar o dia em que as universidades não colocarão à
disposição apenas cursos de extensão em Gerenciamento de Projetos em seus
curriculums. Elas abrirão a carreira de formação em Gerente de Projetos e
descobrirão que elas estarão prestando um serviço grandioso na formação de
outros profissionais, isto porque Gerência de Projetos é aplicada a qualquer
atividade existente na face da Terra.

(….)

O super-herói chamado Gerente de Projetos

Ser Gerente de Projetos é ser um super-herói. Você é capaz de
imaginar o quanto de conceitos, conhecimentos e prática é necessário saber para
poder gerenciar bem um projeto? Listar todas estas habilidades e conhecimentos
que seriam imprescindíveis seria injustiça e covardia. E você ainda corre o
risco de nunca encontrar alguém que possua todas estas qualificações.
Super-heróis existem?  De qualquer forma, liderança, comunicação, poder de
negociação e de solução de conflitos e influência na organização são alguns
pontos importantes que os Gerentes de Projeto deveriam dominar porque estão
constantemente lidando com eles.

Por muito tempo projetos foram desenvolvidos com um planejamento
superficial, muita execução, pouco controle e, quando finalizado, muito
retrabalho. Ao longo dos anos percebeu-se que planejar era fundamental e que
reduzia enormemente os custos ocorridos com o retrabalho. Além disso, processos
de controle de qualidade e verificação foram aprimorados e inseridos no âmbito
do Gerenciamento de Projetos, o que fez contribuir para reduções constantes,
quando aplicados, dos custos do projeto.

Portanto, não é sem motivos que mais de 50% dos processos
definidos no PMBOK 2004 fazem referência ao grupo de Planejamento. Super-herói,
você pode imaginar o porquê?

Planejar é preciso

Você imagina desenvolver um projeto, seja ele para que área for,
sem um processo previamente definido? Se sim, você deve ter problemas em cada
projeto que gerencia. Você documenta seu projeto para que, além de melhor
controlá-lo, ajude-o ou a outro Gerente de Projetos no futuro? Se não, você
certamente reinventa a roda a cada projeto. E perde tempo com isso! Não adianta
decorar metodologias, criar templates fantásticos, usar ferramentas de última
geração se você não sabe para que serve e quem vai usar e como vai usar. Não
gere informação desnecessária, que ninguém vai ler ou usar para tomar uma ação
ou decisão com ela. Procure organizar, planejar, estabelecer metas e objetivos
realistas para o seu projeto, justifique aquilo que é considerado inviável e
que coloca em risco o sucesso do projeto. Justifique, sempre, a sua posição de
Gerente de Projetos.

Mas jamais seja omisso. Seja pró-ativo e consciente daquilo que
é capaz. E use todo o seu embasamento de Gerente de Projetos para fazer de cada
projeto o seu melhor projeto. E a diferença também.

Considerações Finais

Falar sobre Gerenciamento de Projetos parece fácil. E é
realmente. Aliás, falar sobre qualquer assunto sempre parece fácil. O difícil
mesmo é mostrar conhecimentos e, mais difícil ainda, é aplicar estes conhecimentos
na vida prática. Com Gerência de Projetos não é diferente. E só quem pode mudar
este conceito é você. Gerenciar bem os projetos depende de tantos fatores que
só um “super-herói” é capaz de realizá-lo. E para ser este super-herói não
precisa ter capa, máscara, cinto de utilidades, carro supersônico ou voar.
Basta ter consciência que a realização de um trabalho bem feito começa por
saber o que é preciso fazer para entregar o que foi pedido. Planejar sempre.
Replanejar. E executar de forma a obter o melhor de todos. E esta base é criada
e desenvolvida por você para você.